Firmhub Guides

Panduan yang bikin tim cepat jalan, bukan sekadar tahu menunya.

Halaman ini merangkum alur kerja inti Firmhub untuk admin, lawyer, finance, dan operator. Fokusnya bukan teori panjang, tetapi urutan kerja yang cepat dibaca, mudah diikuti, dan enak dipakai saat onboarding maupun operasional harian.

Jelajahi Guide Masuk Workspace
8 Guide inti Disusun berdasarkan modul yang memang ada di Firmhub: client, dokumen, e-sign, billing, AI, dan admin.
4 Role track Admin, lawyer, finance, dan operations bisa mulai dari lane yang paling relevan untuk tugas harian mereka.
15 menit start Struktur quick start dibuat supaya tim baru bisa aktif lebih cepat tanpa harus menebak urutan setup.
Mulai cepat Guide library Role playbooks Butuh bantuan
Quick Start

Empat langkah supaya workspace langsung terasa rapi.

Bagian ini cocok dipakai saat kick-off internal atau saat pertama kali menyiapkan workspace untuk satu firma atau satu unit bisnis.

Checklist singkat, mobile friendly, siap dipakai saat onboarding
01 Atur role dan akses

Mulai dari admin inti, lalu buka akses untuk lawyer, finance, dan support sesuai kebutuhan operasional.

02 Definisikan struktur kerja

Tetapkan naming client, matter, dan folder supaya file, task, dan invoice mengalir dalam pola yang sama.

03 Aktifkan dokumen inti

Siapkan template surat, alur e-sign, dan nomor dokumen untuk pekerjaan yang paling sering dipakai tim.

04 Mulai ritme mingguan

Kunci kebiasaan review timesheet, invoice, dan follow-up agar data produktivitas tidak tertinggal.

Guide Library

Pilih panduan berdasarkan tahap kerja atau peran tim.

Cari cepat dengan kata kunci atau saring berdasarkan kategori. Setiap kartu memuat ringkasan hasil yang ingin dicapai, bukan daftar fitur mentah.

8 guide
Konten ditulis ringkas agar nyaman dibaca di desktop maupun mobile.

Setup workspace pertama

Guide untuk admin yang ingin menyalakan workspace tanpa bikin struktur berantakan sejak hari pertama.

Admin
10 menit Onboarding High impact
  • Aktifkan role inti sebelum user bertambah.
  • Tetapkan branding, modul prioritas, dan jalur approval utama.
  • Pastikan struktur awal cukup sederhana untuk dipakai semua tim.
Lihat checklist cepat
  • Tambahkan admin inti agar keputusan struktur tidak tersebar ke banyak user.
  • Kelompokkan user per fungsi seperti admin, lawyer, finance, dan support.
  • Pilih modul prioritas untuk tahap awal: clients, documents, sign, timesheet, billing.

Struktur client dan matter

Buat pola penamaan yang tetap konsisten saat jumlah klien, project, dan dokumen mulai bertambah.

Operations
12 menit Client workspace Searchable
  • Pisahkan nama client, matter, dan fase pekerjaan.
  • Gunakan pola yang terbaca baik di folder, task, dan invoice.
  • Kurangi kebutuhan rename manual saat tim bertambah.
Lihat pola struktur
  • Nama client simpan apa adanya, tanpa singkatan yang berubah-ubah.
  • Matter tulis per engagement atau perkara, bukan per file.
  • Folder kerja urutkan per tahap: intake, drafting, review, signed, billing.

Standar folder dan dokumen

Rapikan cara tim menyimpan, meninjau, dan memindahkan dokumen agar file mudah ditemukan serta tidak duplikatif.

Document
8 menit File workspace Operational
  • Bedakan folder kerja aktif, file final, dan arsip.
  • Gunakan nama file yang menyimpan konteks versi dan status review.
  • Kurangi file tercecer karena sharing manual di luar workspace.
Lihat struktur yang disarankan
  • Folder drafting untuk file yang masih berubah cepat.
  • Folder approved untuk dokumen yang sudah lolos review internal.
  • Folder signed atau final hanya untuk versi yang siap dikirim ke client atau pihak ketiga.

Workflow e-sign dan nomor surat

Cocok untuk tim yang ingin proses review, cap, penomoran, dan tanda tangan terasa lebih pasti dan minim bolak-balik.

eSign
11 menit Approval flow Reduced rework
  • Pastikan dokumen final masuk ke antrian approval yang benar.
  • Gunakan nomor surat sesudah isi final stabil.
  • Jaga satu sumber kebenaran untuk file yang sudah ditandatangani.
Lihat alur yang aman
  • Review internal dulu supaya approver tidak menerima file yang masih berubah.
  • Nomori setelah final agar tidak ada nomor terbuang karena revisi besar.
  • Simpan hasil sign di folder final dan tandai versi sebelumnya sebagai arsip kerja.

Timesheet harian yang tidak bocor

Panduan untuk lawyer dan operator agar pencatatan waktu lebih konsisten, mudah direview, dan siap ditagihkan.

Timesheet
7 menit Lawyer Revenue hygiene
  • Catat kerja harian dengan deskripsi yang layak dibaca client.
  • Hubungkan aktivitas ke matter yang benar sejak awal.
  • Review mingguan supaya jam kerja tidak hilang sebelum invoice dibuat.
Lihat pola pencatatan
  • Tulis hasil kerja bukan hanya nama aktivitas, misalnya "review draft SPA pasal termin".
  • Gunakan ritme penutupan harian agar backlog entry tidak menumpuk di akhir minggu.
  • Sinkronkan dengan finance untuk memastikan activity yang billable memang masuk invoice.

Invoice, termin, dan follow-up

Rangkaian langkah supaya penagihan terasa rapi dari draft invoice sampai monitoring pembayaran dan bukti transfer.

Finance
14 menit Finance & cashflow Follow-up ready
  • Bedakan retainer, hourly, dan termin proyek agar pola follow-up lebih jelas.
  • Pastikan invoice menyimpan relasi ke matter dan data pembayaran.
  • Gunakan status yang mudah dibaca semua pihak.
Lihat checklist finance
  • Review billable items sebelum invoice keluar supaya koreksi tidak terjadi di akhir.
  • Kelompokkan invoice aktif per status: draft, sent, due soon, paid.
  • Simpan bukti pembayaran di workspace agar tim legal dan finance melihat sumber data yang sama.

Ask AI untuk drafting awal

Gunakan AI sebagai akselerator kerja, bukan pengganti review hukum. Fokus pada prompt singkat yang memberi output bisa diedit.

AI
9 menit Lawyer Fast first draft
  • Minta AI merangkum, memetakan isu, atau membuat struktur awal dokumen.
  • Berikan konteks matter dan tujuan output secara eksplisit.
  • Gunakan review manusia untuk validasi istilah, posisi hukum, dan risiko.
Lihat prompt pattern
  • Tujuan: sebutkan apakah Anda butuh ringkasan, daftar isu, atau draft awal.
  • Konteks: masukkan pihak, dokumen, dan batasan yang relevan.
  • Output: minta format yang bisa langsung diedit, misalnya bullet issues atau struktur klausul.

Hak akses dan audit trail

Panduan untuk menjaga workspace tetap aman ketika tim mulai ramai, file sensitif bertambah, dan approval makin kompleks.

Security
10 menit Admin Governance
  • Berikan akses berdasar fungsi, bukan berdasar kedekatan kerja.
  • Gunakan audit trail untuk membaca perubahan penting dan mengurangi blind spot.
  • Review akses secara berkala saat ada rotasi user atau matter sensitif.
Lihat kontrol minimum
  • Pisahkan admin dan operator agar kontrol konfigurasi tidak bercampur dengan kerja harian.
  • Audit trail dipakai untuk melihat siapa mengubah data, bukan hanya untuk investigasi belakangan.
  • Review akses bulanan saat ada user baru, resign, atau perpindahan tim.
Role Playbooks

Lane kerja yang bisa langsung dipakai per fungsi.

Kalau tim tidak punya waktu membaca semuanya, mulai dari playbook sesuai fungsi kerja. Formatnya dibuat singkat dan berorientasi outcome.

Disusun untuk adopsi bertahap, bukan sekali baca lalu selesai
Admin Track

Fondasi workspace dan governance

Admin sebaiknya fokus ke struktur, akses, dan standar kerja sebelum mendorong seluruh tim masuk.

  • Hari 1: validasi user inti, role, dan modul prioritas.
  • Hari 2: kunci pola client, matter, dan folder default.
  • Minggu 1: review audit trail, dokumen final, dan alur approval.
Lawyer Track

Drafting, review, dan pencatatan kerja

Untuk lawyer, tujuan utamanya adalah ritme kerja yang cepat tanpa kehilangan jejak dokumen maupun billable hours.

  • Mulai pagi: cek matter aktif, task, dan dokumen prioritas.
  • Saat drafting: gunakan AI untuk struktur awal, lalu review sendiri.
  • Sebelum pulang: rapikan timesheet dan tandai file yang siap approval.
Finance Track

Tagihan yang rapi dan mudah ditindaklanjuti

Finance perlu alur yang konsisten agar invoice, status pembayaran, dan bukti transaksi tidak tercecer di luar sistem.

  • Awal minggu: tarik billable items yang siap ditagihkan.
  • Tengah minggu: kirim invoice dan pastikan status sudah benar.
  • Akhir minggu: follow-up due dates dan lengkapi bukti pembayaran masuk.
Need a hand?

Butuh versi onboarding yang lebih spesifik untuk tim Anda?

Kalau workflow internal Anda melibatkan approval berlapis, banyak entitas client, atau kombinasi retainer dan hourly billing, tim Firmhub bisa bantu merapikan setup awalnya.

Hubungi Support WhatsApp Sales